Kā nomainīt grāmatvedi, ja neesi apmierināts – droši un bez stresa

Vai Tev kādreiz ir bijusi sajūta, ka ar grāmatvedību kaut kas nav kārtībā, bet Tu īsti nezini, ko darīt?
Atbildes uz e-pastiem kavējas, skaidrības par nodokļiem nav, un katru reizi, kad pienāk deklarāciju termiņi, rodas stress un neziņa.

Daudzi uzņēmēji paliek pie esošā grāmatveža nevis tāpēc, ka viss būtu labi, bet gan tāpēc, ka baidās no pārmaiņām.
Biežākās domas ir:
– “Vai drīkst vispār mainīt grāmatvedi gada vidū?”
– “Kas notiks ar dokumentiem?”
– “Vai VID neradīsies problēmas?”

Labā ziņa – grāmatveža maiņa nav sarežģīta, ja to izdara pareizi.
Šajā rakstā soli pa solim izskaidrosim, kad un kā nomainīt grāmatvedi, kam jāpievērš uzmanība un kā izvairīties no kļūdām, lai pāreja būtu droša, mierīga un bez lieka stresa.

Ja šobrīd jūti, ka Tavs grāmatvedis Tevi neatbalsta tā, kā vajadzētu, iespējams, šis raksts ir tieši Tev. 

Pazīmes, ka ir laiks mainīt grāmatvedi

 

Daudzi uzņēmēji jūt, ka kaut kas grāmatvedības sadarbībā nav kārtībā, bet bieži to atliek — “varbūt tā vienkārši ir”, “gan jau visiem tā”.

Patiesībā ir vairākas skaidras pazīmes, kas liecina, ka esošā sadarbība vairs nestrādā tava uzņēmuma labā.

1. Trūkst komunikācijas un skaidrības

Ja uz e-pastiem jāgaida dienām vai pat nedēļām, vai atbildes ir ļoti īsas un nesaprotamas, tas rada spriedzi un neziņu. Labam grāmatvedim jāspēj skaidri izskaidrot, kas notiek ar taviem cipariem.

2. Dokumenti tiek prasīti pēdējā brīdī

Ja katru mēnesi ir steiga, stress un sajūta, ka viss notiek “ugunsgrēka režīmā”, tas liecina par vāju procesu vai sliktu plānošanu.

3. Tu nezini, kāda ir tava uzņēmuma finansiālā situācija

Grāmatvedība nav tikai atskaites VID. Ja tu nesaņem saprotamus pārskatus un nevari atbildēt uz jautājumu “kā man iet šobrīd?”, tas ir nopietns signāls.

4. Kļūdas, labojumi un VID vēstules

Regulāras kļūdas, precizējumi vai negaidīti paziņojumi no Valsts ieņēmumu dienesta rada risku un stresu, ko var (un vajag) novērst.

5. Nav proaktīvu ieteikumu

Labs grāmatvedis ne tikai ievada datus, bet arī brīdina, iesaka un palīdz pieņemt labākus lēmumus par nodokļiem un izmaksām.

Vai grāmatveža maiņa ir sarežģīta?

Īsā atbilde – nē, ja to dara pareizi.

Daudzi uzņēmēji atliek grāmatveža maiņu, jo baidās no haosa, dokumentu pazaudēšanas vai problēmām ar VID. Patiesībā labi organizēta grāmatveža maiņa ir mierīgs un kontrolēts process, kurā lielāko daļu darba izdara jaunais grāmatvedis.

Tev nav jābūt ekspertam likumos vai jāmeklē katrs fails savā datorā. Parasti pietiek ar:

  • piekļuvi esošajiem dokumentiem un sistēmām,

  • īsu situācijas izvērtējumu,

  • un skaidru pārejas plānu.

Ja viss tiek sakārtots pakāpeniski, uzņēmuma ikdienas darbs netiek traucēts, un arī saziņa ar Valsts ieņēmumu dienestu paliek nepārtraukta.

Svarīgākais – tu nepaliec viens šajā procesā. Labs grāmatvedis izskaidros katru soli, pateiks, kas ir nepieciešams un kad, un pārliecināsies, ka pāreja notiek bez stresa un pārsteigumiem.

Bieži vien klienti pēc maiņas saka vienu un to pašu:
 “Izrādījās daudz vienkāršāk, nekā biju iedomājies.”

Kā notiek grāmatveža maiņa soli pa solim:

  1. Dokumentu apkopošana


Pirmais solis ir saprast, kādi dokumenti jau pastāv.

Tas parasti ietver:

  • grāmatvedības datu bāzi vai eksportus (piemēram, no Tildes, Horizon u.c.)

  • līgumus, rēķinus, bankas izrakstus

  • iepriekš iesniegtās atskaites VID

👉 Būtiski: tev nav jāmeklē viss no nulles. Lielākā daļa dokumentu jau ir pie vecā grāmatveža, un jauno procesu parasti vada jaunais grāmatvedis.

2. Saziņa ar esošo (iepriekšējo) grāmatvedi

Šis solis bieži biedē visvairāk, bet praksē tas ir formāls un mierīgs process.

Parasti:

  • tiek paziņots, ka sadarbība tiks pārtraukta

  • tiek lūgts nodot grāmatvedības datus un dokumentus

  • tiek vienots par datumu, līdz kuram vecais grāmatvedis ir atbildīgs

👉 Tev nav jāattaisnojas vai jākonfliktē. Grāmatvedības maiņa ir normāla biznesa prakse.

3. Datu nodošana jaunajam grāmatvedim

Kad dokumenti ir apkopoti, tie tiek nodoti jaunajam grāmatvedim.

Šajā posmā:

  • tiek pārbaudīts, vai dati ir pilnīgi

  • tiek saprasts, kā līdz šim veikta uzskaite

  • tiek identificētas iespējamās nepilnības vai kļūdas

👉 Šis solis ir ļoti svarīgs, jo tas ļauj sakārtot pamatus un izvairīties no problēmām nākotnē.

4. Pārejas periods

Pārejas periods nozīmē, ka:

  • jaunais grāmatvedis pārņem atbildību

  • vecie dati tiek pārskatīti

  • nepieciešamības gadījumā tiek veikti labojumi

Parasti tas ilgst 1–2 mēnešus, un šajā laikā:

  • uzņēmējs var uzdot vairāk jautājumu

  • tiek ieviesta skaidrāka kārtība un komunikācija

  • rodas pārliecība, ka viss ir saprotams un kontrolēts

👉 Labs grāmatvedis šajā posmā skaidro, nevis sarežģī.

Svarīgākais, ko atcerēties

Grāmatveža maiņa:

  • nav krīze

  • nav sods

  • nav risks, ja to dara profesionāli

Tā ir iespēja:
 ✔ sakārtot finanšu uzskaiti
 ✔ iegūt skaidrību par uzņēmuma situāciju
 ✔ samazināt stresu un neziņu

Biežāk pieļautās kļūdas, mainot grāmatvedi

Grāmatveža maiņa pati par sevi nav sarežģīta, taču ir dažas tipiskas kļūdas, kas var radīt lieku stresu vai pat finansiālus riskus. Par tām ir vērts zināt jau iepriekš.

1. Maiņa tiek atlikta pārāk ilgi

Daudzi uzņēmēji jūt, ka kaut kas nav kārtībā, bet turpina sadarbību tikai ieraduma vai baiļu dēļ. Jo ilgāk problēma tiek ignorēta, jo lielāks risks, ka uzkrājas kļūdas, neskaidrības vai pat VID jautājumi.

👉 Ja sajūta, ka grāmatvedība “nestrādā tavā labā”, visticamāk, tā tiešām nav.

2. Nav skaidrības par to, kas tieši jānodod jaunajam grāmatvedim

Viena no biežākajām kļūdām – tiek nodoti tikai daži faili vai dokumenti, domājot, ka ar to pietiek. Patiesībā svarīgi ir nodot pilnu grāmatvedības ainu, ne tikai pēdējo mēnesi.

Piemēram:

  • iepriekšējie pārskati,

  • algu dati,

  • nodokļu deklarācijas,

  • atlikumi,

  • līgumi.

Labs grāmatvedis palīdz šo sarakstu sakārtot, bet uzņēmējam jābūt gatavam sadarboties.

3. Pārtraukta komunikācija ar iepriekšējo grāmatvedi pārāk strauji

Emocijas ir saprotamas, taču strauja sadarbības pārtraukšana bez korektas nodošanas var radīt problēmas. Datu nodošana ir tehnisks process, nevis personīgs konflikts.

👉 Vislabākais risinājums – mierīga, profesionāla komunikācija, pat ja sadarbība vairs neturpinās.

 

4. Tiek izvēlēts jaunais grāmatvedis tikai pēc cenas

Zemākā cena ne vienmēr nozīmē labāko risinājumu. Ja grāmatvedis ir pārslogots vai strādā bez skaidriem procesiem, problēmas var atkārtoties.

Svarīgāk par cenu ir:

  • komunikācija,

  • pieredze,

  • skaidri procesi,

  • atbildība.

5. Netiek uzdots pietiekami daudz jautājumu

Grāmatveža maiņa ir īstais brīdis uzdot jautājumus:

  • Kā es redzēšu savu finanšu situāciju?

  • Kā notiks saziņa?

  • Ko darīt ārkārtas situācijās?

  • Kāds ir darba process?

Ja uz šiem jautājumiem nav skaidru atbilžu, tas ir signāls apstāties un pārdomāt.

6. Tiek aizmirsts par pārejas periodu

Grāmatveža maiņa nenozīmē, ka viss vienā dienā kļūst ideāls. Pirmajā periodā notiek datu pārbaude, sakārtošana un reizēm arī kļūdu labošana.

👉 Tas ir normāli un pat veselīgi – tā tiek uzbūvēta stabila grāmatvedība uz priekšu.

Ko darām mēs, lai pāreja būtu droša

 Grāmatveža maiņa nav tikai dokumentu nodošana — tā ir atbildība par tava uzņēmuma pagātni, tagadni un nākotni. Tāpēc mēs šo procesu uztveram ļoti nopietni un strukturēti.

Mūsu mērķis nav vienkārši “pārņemt mapes”, bet nodrošināt, lai nekas nepazustu, nekas netiktu palaists garām un tev būtu miers.

🔹 Rūpīga situācijas izvērtēšana pirms sākuma

Pirms uzsākam sadarbību, mēs:

  • izskatām, kā līdz šim ir kārtota grāmatvedība,

  • pārrunājam, kas klientam nav apmierinājis,

  • identificējam potenciālos riskus vai neskaidrības.

Tas ļauj saprast, kur jāpievērš īpaša uzmanība pārejas laikā.

🔹 Skaidrs dokumentu saraksts (bez haosa)

Klients saņem konkrētu un saprotamu dokumentu sarakstu, nevis haotiskus pieprasījumus pēdējā brīdī.
 Mēs palīdzam saprast:

  • kas tiešām ir nepieciešams,

  • ko var nodot vēlāk,

  • ko varam sakārtot paši.

🔹 Korekta un profesionāla komunikācija ar iepriekšējo grāmatvedi

Ja nepieciešams, mēs:

  • sazināmies ar iepriekšējo grāmatvedi,

  • palīdzam korekti nokārtot datu nodošanu,

  • izvairāmies no konfliktiem un nevajadzīgas spriedzes.

Klientam nav jāiesaistās nepatīkamās sarunās — mēs to varam izdarīt viņa vietā.

🔹 Datu pārbaude, nevis akla pārņemšana

Pārņemot grāmatvedību, mēs:

  • pārbaudām sākuma atlikumus,

  • pārliecināmies, ka deklarācijas sakrīt ar uzskaiti,

  • fiksējam, ja kaut kas jāprecizē vai jālabo.

Tas nozīmē, ka problēmas netiek “pārmantotas”, bet risinātas.

🔹 Pārejas periods ar pastiprinātu kontroli

Pirmajos mēnešos pēc maiņas:

  • īpaši rūpīgi sekojam termiņiem,

  • informējam klientu par jebkādām neatbilstībām,

  • atbildam uz jautājumiem bez steigas un “tā jau visi dara”.

Mēs zinām, ka pārejas brīdis ir jutīgs — un tieši tāpēc šajā laikā strādājam divtik rūpīgi.

Ja jūti, ka esošā grāmatvedības sadarbība vairs nedod pārliecību un skaidrību, grāmatveža maiņai nav jābūt riskam.
 Ar pareizu pieeju tā var kļūt par sakārtotu, mierīgu un pat atvieglojošu soli uzņēmuma attīstībā.

Ja vēlies — mēs varam vienkārši izrunāt tavu situāciju un paskaidrot, kāda būtu drošākā rīcība tieši tavā gadījumā. 

 Sazinies ar mums uz bezmaksas sarunu – iziesim cauri tavai situācijai, paskatīsimies, kas strādā un kas nē. Bez spiediena, bez saistībām.